Mô tả module
Tự động hóa giúp hệ thống tự thực hiện các công việc lặp đi lặp lại mà không cần nhân viên làm thủ công — gửi email chào mừng, nhắc lịch follow-up, phân công leads tự động…Mỗi quy trình tự động gồm 3 phần: Điều kiện kích hoạt (khi nào?) → Điều kiện lọc (áp dụng cho ai?) → Hành động (làm gì?).
Must have — Bắt buộc có
Nhắc lịch follow-up tự động
Khi một lead hoặc khách hàng không có tương tác trong X ngày, hệ thống tự tạo nhiệm vụ nhắc nhân viên liên hệ lại. Ví dụ:- Lead mới chưa được liên hệ sau 24 giờ → Gửi thông báo cho nhân viên phụ trách
- Khách hàng sau mua hàng chưa được hỏi thăm sau 7 ngày → Tạo nhiệm vụ “Check-in sau mua”
Phân công lead tự động
Khi có lead mới từ một nguồn cụ thể (VD: form website), tự động phân công cho đội hoặc nhân viên theo quy tắc:| Quy tắc phân công | Mô tả |
|---|---|
| Vòng tròn (Round-robin) | Chia đều lần lượt cho các nhân viên |
| Theo khu vực | Khách ở Hà Nội → nhân viên khu vực Bắc |
| Theo sản phẩm quan tâm | Sản phẩm A → nhân viên chuyên sản phẩm A |
| Theo tải công việc | Ưu tiên nhân viên đang ít leads nhất |
Thông báo nội bộ
- Thông báo khi được phân công lead/deal mới
- Thông báo khi nhiệm vụ đến hạn
- Thông báo khi deal thay đổi trạng thái
Should have — Nên có
Email tự động theo sự kiện
| Sự kiện | Email tự động gửi |
|---|---|
| Khách để lại thông tin | Email xác nhận “Chúng tôi đã nhận được yêu cầu của bạn” |
| Deal chuyển sang “Gửi báo giá” | Email báo giá với file PDF đính kèm |
| Hợp đồng ký thành công | Email chào mừng + hướng dẫn bắt đầu |
| Sinh nhật khách hàng | Email chúc mừng + ưu đãi đặc biệt |
| Hợp đồng sắp hết hạn | Email nhắc gia hạn (gửi trước 30 ngày) |
Workflow builder — Xây dựng quy trình bằng giao diện kéo thả
Cho phép quản lý tự thiết kế quy trình tự động mà không cần biết lập trình:- Chọn điều kiện kích hoạt (VD: “Khi lead mới được tạo”)
- Thêm điều kiện lọc nếu cần (VD: “Chỉ nếu nguồn là Facebook”)
- Chọn hành động (VD: “Gửi email + Tạo nhiệm vụ gọi điện”)
Chuỗi email nuôi dưỡng (Drip campaign)
Gửi một chuỗi email tự động theo lịch cho leads chưa chuyển đổi:- Ngày 1: Email giới thiệu sản phẩm
- Ngày 4: Email case study thành công
- Ngày 8: Email ưu đãi thử nghiệm miễn phí
Cập nhật trường dữ liệu tự động
Ví dụ: Khi deal chuyển sang “Thắng”, tự động cập nhật trạng thái khách hàng từ “Tiềm năng” → “Khách hàng”.Lịch sử tự động hóa
Ghi lại mọi hành động đã được thực hiện tự động — ai kích hoạt, lúc nào, kết quả ra sao. Dùng để kiểm tra khi có sự cố.Could have — Có thể có
Điều kiện IF/ELSE phức tạp
Quy trình phân nhánh: nếu khách hàng mở email → làm A, nếu không mở → làm B.Tích hợp webhook
Khi một sự kiện xảy ra trong CRM, tự động gửi thông tin đến hệ thống bên ngoài (ERP, kế toán, phần mềm chăm sóc sau bán hàng…).SMS tự động
Ngoài email, gửi SMS tự động cho các sự kiện quan trọng (xác nhận lịch hẹn, nhắc thanh toán…).Chatbot trả lời tự động
Trả lời tự động các câu hỏi thường gặp trên website và ghi nhận thông tin khách vào CRM.Won’t have — Chưa làm lần này
- Tích hợp tự động hóa với Zalo OA và Facebook Messenger
- AI tự động soạn email cá nhân hóa cho từng khách hàng
- Tự động hóa quy trình thanh toán và xuất hóa đơn
Tiêu chí nghiệm thu
Phân công lead chính xác
100% leads mới từ website được phân công đúng theo quy tắc trong vòng 1 phút kể từ khi tạo.
Email tự động được gửi đúng
Email chào mừng được gửi đến khách hàng trong vòng 5 phút sau khi deal chuyển sang “Thắng”.
Nhắc lịch đúng thời điểm
Nhiệm vụ nhắc follow-up được tạo đúng số ngày đã cấu hình sau lần tương tác cuối.