Mô tả module
Module này là “nhật ký làm việc” của đội ngũ kinh doanh và CSKH — mọi cuộc gọi, email, cuộc hẹn, ghi chú đều được ghi lại theo thứ tự thời gian và gắn với từng khách hàng cụ thể.Khi nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển công tác, người tiếp quản có thể đọc lại toàn bộ lịch sử và tiếp tục chăm sóc mà khách hàng không cảm thấy bị ngắt quãng.
Must have — Bắt buộc có
Các loại hoạt động cơ bản
| Loại hoạt động | Mô tả | Thông tin ghi nhận |
|---|---|---|
| Gọi điện | Cuộc gọi đến hoặc đi | Thời lượng, kết quả, nội dung tóm tắt |
| Email gửi/nhận | Tiêu đề, tóm tắt nội dung | |
| Cuộc hẹn | Gặp mặt trực tiếp hoặc online | Địa điểm/link, người tham gia, kết quả |
| Ghi chú | Thông tin cần lưu lại | Nội dung tự do |
| Nhiệm vụ | Việc cần làm liên quan đến khách hàng | Tiêu đề, hạn chót, người phụ trách |
Dòng thời gian (Timeline)
Hiển thị tất cả hoạt động của một khách hàng theo thứ tự thời gian — mới nhất hiện trên đầu. Nhìn vào timeline là thấy ngay toàn bộ lịch sử giao tiếp.Tạo hoạt động từ trang khách hàng
Ngay trên trang hồ sơ khách hàng, nhân viên có thể nhấn nút để thêm ghi chú, đặt lịch hẹn, ghi nhận cuộc gọi — không cần chuyển sang trang khác.Nhiệm vụ và nhắc nhở
- Tạo nhiệm vụ cần làm: “Gọi lại cho khách vào thứ 6”
- Đặt hạn chót và phân công người thực hiện
- Nhận thông báo khi đến hạn
Lọc và tìm kiếm hoạt động
- Lọc theo loại hoạt động (chỉ xem cuộc gọi, chỉ xem cuộc hẹn…)
- Lọc theo khoảng thời gian
- Lọc theo nhân viên thực hiện
Should have — Nên có
Ghi âm cuộc gọi (tích hợp)
Khi dùng điện thoại IP hoặc phần mềm gọi tích hợp, tự động lưu file ghi âm gắn vào hoạt động cuộc gọi.Đính kèm file
Cho phép đính kèm file (PDF báo giá, hợp đồng scan, ảnh…) vào bất kỳ hoạt động nào.Email template
Tạo sẵn các mẫu email thường dùng (chào hàng, follow-up, xác nhận đơn hàng…) để nhân viên gửi nhanh mà không cần soạn lại từ đầu.Đánh dấu hoạt động quan trọng
Ghim các ghi chú hoặc hoạt động quan trọng lên đầu timeline để không bị chìm sau nhiều hoạt động mới.Xem hoạt động của cả team
Quản lý xem được toàn bộ hoạt động của nhân viên trong team theo ngày/tuần để đánh giá mức độ chăm sóc.Nhắc nhở follow-up tự động
Nếu khách hàng đã mua mà không có hoạt động nào trong 30 ngày, hệ thống tự nhắc nhân viên liên hệ lại.Could have — Có thể có
Tích hợp lịch Google/Outlook
Cuộc hẹn tạo trong CRM tự động đồng bộ vào Google Calendar hoặc Outlook Calendar của nhân viên.Transcription cuộc gọi
Tự động chuyển nội dung ghi âm thành văn bản (speech-to-text) để nhân viên đọc lại thay vì nghe lại toàn bộ.Phân tích cảm xúc cuộc gọi
AI phân tích nội dung cuộc gọi và gợi ý mức độ hài lòng của khách hàng.Xem hoạt động theo bản đồ
Với nhân viên sales đi thực địa, hiển thị lịch trình thăm khách trên bản đồ trong ngày.Won’t have — Chưa làm lần này
- Tích hợp trực tiếp với Zalo OA để ghi nhận tin nhắn Zalo vào timeline (sẽ xem xét V2)
- Bot tự động trả lời và ghi nhận lịch sử từ Facebook Messenger
- Tóm tắt toàn bộ lịch sử giao tiếp bằng AI theo yêu cầu
Tiêu chí nghiệm thu
Timeline đầy đủ và đúng thứ tự
Timeline hiển thị tất cả hoạt động theo thứ tự thời gian, không bị thiếu hay sai.
Nhắc nhở đúng giờ
Thông báo nhiệm vụ đến hạn xuất hiện đúng thời điểm đã đặt (sai lệch không quá 5 phút).