Mô tả module
Document Management là thư viện tài liệu tập trung của dự án — nơi lưu mọi thứ từ tài liệu yêu cầu, thiết kế, hướng dẫn, báo cáo, đến biên bản họp. Thay vì tài liệu nằm rải rác ở máy tính cá nhân hay Google Drive mỗi người, tất cả được quản lý tập trung và liên kết với dự án.Must have — Bắt buộc có
Upload và quản lý file
- Upload file lên hệ thống (PDF, Word, Excel, ảnh…)
- Tối đa 100MB mỗi file
- Xem tên, kích thước, ngày tải lên, người tải
- Tải file về máy tính
- Xóa file (xóa mềm — có thể khôi phục)
Tổ chức theo thư mục
- Tạo thư mục và thư mục con để phân loại tài liệu
- Kéo thả file giữa các thư mục
- Xem cây thư mục bên trái màn hình để điều hướng nhanh
Tìm kiếm tài liệu
- Tìm theo tên file, mô tả, nhãn
- Kết quả hiển thị ngay khi gõ
Hai chế độ xem
- Danh sách: Bảng với tên, loại, ngày, tác giả, kích thước
- Lưới (Grid): Hiển thị icon/thumbnail từng file, dễ duyệt
Should have — Nên có
Wiki — Trang tài liệu nội bộ
Bên cạnh file tải lên, hỗ trợ tạo trang wiki viết trực tiếp trong hệ thống (dùng định dạng văn bản đơn giản như Markdown). Phù hợp cho: hướng dẫn sử dụng, quy trình nội bộ, ghi chú kỹ thuật.Kiểm soát phiên bản (Version Control)
Khi cập nhật một tài liệu, hệ thống giữ lại phiên bản cũ. Người dùng có thể:- Xem danh sách các phiên bản trước
- Khôi phục phiên bản cũ nếu cần
Gắn nhãn (Tags)
Gán nhãn cho tài liệu (VD: “Yêu cầu”, “Thiết kế”, “Hợp đồng”) và lọc theo nhãn.Phân quyền truy cập tài liệu
| Quyền | Mô tả |
|---|---|
| Công khai | Tất cả thành viên dự án đều xem được |
| Riêng tư | Chỉ người tạo và những người được chỉ định |
| Chỉ xem | Xem và tải về được, không sửa |
| Chỉnh sửa | Xem, tải và cập nhật nội dung |
Bình luận trên tài liệu
Thành viên để lại nhận xét, câu hỏi trực tiếp trên từng tài liệu — thay vì trao đổi qua Zalo rồi mất dấu.Could have — Có thể có
Xem trực tiếp trong trình duyệt
Xem nội dung PDF, ảnh, video ngay trong hệ thống mà không cần tải về máy.Tài liệu yêu thích (Bookmark)
Đánh dấu tài liệu hay dùng để truy cập nhanh mà không cần tìm kiếm.Nhật ký hoạt động
Xem ai đã xem, tải về, hoặc sửa tài liệu vào thời gian nào.So sánh hai phiên bản
Hiển thị điểm khác biệt giữa hai phiên bản của cùng một wiki page.Won’t have — Chưa làm lần này
- Chỉnh sửa cộng tác thời gian thực (như Google Docs)
- OCR nhận dạng chữ trong ảnh và file scan
- Tích hợp Google Drive / OneDrive để đồng bộ hai chiều
Tiêu chí nghiệm thu
Upload file thành công
Upload file PDF 20MB, file xuất hiện đúng trong thư mục, có thể tải về và mở được.
Phân quyền hoạt động
Tài liệu đặt “Riêng tư” — thành viên không được phép xem không thấy file đó trong danh sách.