Mô tả module
Module này giúp PM và kế toán biết dự án đang tiêu bao nhiêu tiền, còn lại bao nhiêu, và có đang vượt ngân sách không — mà không cần mở file Excel riêng. Mọi chi phí được ghi nhận tập trung, có hóa đơn đính kèm và qua bước phê duyệt.Must have — Bắt buộc có
Thiết lập ngân sách dự án
Khai báo tổng ngân sách dự án và phân bổ cho từng hạng mục:| Hạng mục | Ví dụ |
|---|---|
| Nhân công | Lương, thù lao freelancer |
| Thiết bị | Server, phần mềm bản quyền |
| Dịch vụ | Thuê ngoài, tư vấn |
| Hành chính | Đi lại, in ấn, văn phòng phẩm |
| Dự phòng | Quỹ dự phòng rủi ro |
Ghi nhận chi phí
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên khoản chi | ✅ | Mô tả ngắn gọn |
| Hạng mục | ✅ | Thuộc nhóm nào |
| Số tiền | ✅ | Đơn vị tiền tệ |
| Ngày chi | ✅ | Ngày thực tế phát sinh |
| Người cung cấp | Nhà cung cấp / nhà thầu | |
| Hóa đơn đính kèm | File PDF, ảnh | |
| Trạng thái phê duyệt | ✅ | Chờ duyệt / Đã duyệt / Từ chối |
Tổng quan ngân sách
- Tổng ngân sách được giao
- Đã chi bao nhiêu (chỉ tính khoản đã được duyệt)
- Còn lại bao nhiêu
- Tốc độ chi tiêu hàng ngày (burn rate) và dự báo còn đủ đến khi nào
Phê duyệt chi phí
- Nhân viên tạo khoản chi → trạng thái “Chờ duyệt”
- Quản lý xem xét và nhấn Duyệt hoặc Từ chối
- Chỉ khoản được duyệt mới được tính vào tổng đã chi
Should have — Nên có
Biểu đồ ngân sách vs thực tế
Biểu đồ cột nằm ngang so sánh từng hạng mục:- Màu xanh lá: Chi tiêu trong giới hạn
- Màu vàng: Đã dùng hơn 80% hạng mục
- Màu đỏ: Đã vượt ngân sách hạng mục
Cảnh báo vượt ngân sách
- Cảnh báo khi một hạng mục đã dùng hơn 80%
- Cảnh báo khẩn khi vượt 100%
- Gửi thông báo đến PM và quản lý tài chính
Biểu đồ phân bổ chi phí
Biểu đồ tròn cho thấy tỷ lệ mỗi hạng mục chiếm bao nhiêu phần trăm tổng chi tiêu.Lọc và tìm kiếm chi phí
- Lọc theo hạng mục, trạng thái phê duyệt, khoảng thời gian, nhà cung cấp
- Tìm theo tên khoản chi
- Sắp xếp theo số tiền, ngày chi
Xuất báo cáo chi phí ra Excel
Xuất toàn bộ danh sách chi phí đã lọc ra file Excel để gửi cho kế toán hoặc ban lãnh đạo.Could have — Có thể có
Dự báo chi phí đến cuối dự án
Dựa trên tốc độ chi tiêu hiện tại, dự báo tổng chi phí đến khi dự án kết thúc — so sánh với ngân sách còn lại.Phân bổ chi phí theo task
Gắn từng khoản chi vào một task cụ thể để biết task nào tốn nhiều tiền nhất.Chi phí theo tháng / quý
Biểu đồ xu hướng chi tiêu theo từng tháng — xác định tháng nào chi nhiều bất thường.Won’t have — Chưa làm lần này
- Tích hợp với phần mềm kế toán (Misa, Fast) để đồng bộ hóa đơn
- Tự động tạo hóa đơn và gửi cho khách hàng
- Quản lý dòng tiền (cash flow) và dự báo thanh khoản
Tiêu chí nghiệm thu
Ghi nhận và phê duyệt chi phí
Nhân viên tạo khoản chi → Quản lý nhận thông báo và phê duyệt → Số tiền cộng vào tổng đã chi.
Tổng quan chính xác
Tổng “Đã chi” = tổng các khoản đã được duyệt. Kiểm tra thủ công với ít nhất 5 khoản chi.