Mô tả module
Học phí là module quản lý toàn bộ khía cạnh tài chính của hoạt động đào tạo — từ việc thiết lập giá khóa học, theo dõi thanh toán, xuất hóa đơn, đến báo cáo doanh thu. Module này phục vụ cả đào tạo nội bộ doanh nghiệp (thu phí nội bộ, phân bổ chi phí theo phòng ban) và tổ chức đào tạo thu phí học viên.Với doanh nghiệp đào tạo nội bộ không thu phí học viên, module này vẫn hữu ích để theo dõi chi phí đào tạo theo phòng ban — bộ phận nào đang sử dụng nhiều ngân sách đào tạo nhất.
Must have — Bắt buộc có
Thiết lập học phí cho khóa học
Mỗi khóa học có thể được cấu hình một trong ba chế độ:Theo dõi trạng thái thanh toán
Với khóa học có học phí, hệ thống quản lý trạng thái thanh toán của từng học viên:Khóa truy cập khi chưa thanh toán
Học viên đăng ký khóa có phí nhưng chưa thanh toán → không thể xem nội dung bài học cho đến khi được xác nhận đã nộp tiền.Ghi nhận thanh toán thủ công
Admin/kế toán ghi nhận thanh toán thủ công khi học viên nộp tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng:- Số tiền đã nhận
- Ngày nhận tiền
- Phương thức (tiền mặt / chuyển khoản / khác)
- Ghi chú (số bill, mã giao dịch…)
Xuất hóa đơn/biên lai
Tạo và gửi hóa đơn/biên lai xác nhận thanh toán cho học viên qua email, dưới dạng PDF.Should have — Nên có
Mã giảm giá (Coupon / Voucher)
Tạo mã giảm giá để tặng học viên:- Giới hạn số lượt dùng
- Ngày hết hạn mã
- Áp dụng cho khóa học cụ thể hoặc tất cả
Học bổng và miễn giảm học phí
Quản lý duyệt miễn/giảm học phí theo từng trường hợp:- Học viên gửi đơn xin miễn giảm
- Admin xem xét và phê duyệt
- Hệ thống ghi nhận lý do và mức giảm được duyệt
Thanh toán trực tuyến
Tích hợp cổng thanh toán để học viên thanh toán ngay trong hệ thống:- Chuyển khoản ngân hàng (VietQR)
- Ví điện tử (MoMo, ZaloPay, VNPay)
- Thẻ tín dụng/ghi nợ
Cảnh báo học viên quá hạn thanh toán
Tự động nhắc nhở học viên chưa thanh toán đúng hạn:- Nhắc lần 1: 3 ngày trước hạn
- Nhắc lần 2: Đúng ngày hết hạn
- Nhắc lần 3: Sau 3 ngày quá hạn + thông báo cho quản lý
Thanh toán theo đợt (Installment)
Học phí lớn có thể chia ra thanh toán nhiều lần — hệ thống theo dõi từng đợt và nhắc đúng thời hạn.Báo cáo thu học phí
Could have — Có thể có
Tự động phân bổ chi phí đào tạo theo phòng ban
Với doanh nghiệp đào tạo nội bộ, tự động tính tổng chi phí đào tạo (học phí, giảng viên, tài liệu) của từng phòng ban trong kỳ — phục vụ báo cáo quản lý.Gói học (Bundle / Package)
Đóng gói nhiều khóa học với giá ưu đãi hơn mua lẻ từng khóa.Hoàn tiền (Refund)
Học viên hủy đăng ký trong thời gian cho phép (VD: trong 7 ngày đầu) được hoàn lại học phí — quy trình phê duyệt và ghi nhận hoàn tiền.Hóa đơn tự động VAT
Xuất hóa đơn điện tử có VAT đúng theo quy định thuế — tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử (MISA, VNPT Invoice…).Won’t have — Chưa làm lần này
- Tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán (Misa Accounting, Fast…)
- Cho học viên nước ngoài thanh toán bằng ngoại tệ qua PayPal, Stripe
- Hệ thống đại lý (affiliate) trả hoa hồng cho người giới thiệu học viên
Tiêu chí nghiệm thu
1
Thiết lập học phí và khóa truy cập
Tạo khóa học có học phí 2.000.000đ → học viên đăng ký nhưng chưa thanh toán không xem được bài học.
2
Ghi nhận thanh toán mở khóa
Admin ghi nhận thanh toán đủ → học viên truy cập khóa học ngay lập tức, nhận biên lai qua email.
3
Mã giảm giá hoạt động đúng
Nhập mã giảm 30% → hệ thống hiển thị số tiền sau giảm đúng, mã chỉ dùng được đúng số lần đã cài.
4
Báo cáo công nợ chính xác
Danh sách công nợ liệt kê đúng học viên chưa đóng đủ, số tiền còn thiếu khớp với hồ sơ từng người.